Contoh Offering Letter dan Cara Membuatnya

Offering letter adalah surat penawaran kerja tertulis yang dikirim perusahaan kepada kandidat terpilih. Dokumen ini merangkum posisi, kompensasi, benefit, tanggal mulai, lokasi atau pola kerja, serta batas waktu untuk menerima penawaran. Offering letter membantu kedua pihak memeriksa kesepahaman sebelum beralih ke perjanjian kerja dan proses onboarding.

Artikel ini memuat contoh offering letter yang dapat disalin dan disesuaikan. Contohnya bersifat umum, bukan nasihat hukum. Jika penawaran memuat klausul kompleks, kewajiban finansial, perpindahan negara, atau ketentuan khusus lain, mintalah pemeriksaan dari pihak yang memahami hukum ketenagakerjaan.

Kapan offering letter dikirim?

Offering letter biasanya dikirim setelah kandidat menyelesaikan tahapan seleksi dan perusahaan memperoleh persetujuan internal untuk merekrutnya. Dalam proses rekrutmen karyawan, tahap ini berada setelah keputusan pemilihan kandidat dan sebelum penandatanganan dokumen kerja lanjutan.

Sebelum surat dikirim, recruiter perlu mengonfirmasi kembali jabatan, atasan, lokasi, tanggal mulai, komponen kompensasi, dan benefit. Persetujuan lisan saja mudah menimbulkan tafsir berbeda. Dokumen tertulis memberi kandidat kesempatan untuk membaca, bertanya, dan menegosiasikan bagian yang belum jelas.

Offering letter dan perjanjian kerja berbeda

Offering letter dan perjanjian kerja sering muncul berurutan, tetapi tidak otomatis memiliki fungsi atau isi yang sama. SKKNI Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia memisahkan aktivitas menyampaikan penawaran kerja dari proses menyiapkan serta menandatangani perjanjian kerja.

Jangan menyimpulkan daya ikat dokumen hanya dari judulnya. Penilaian dapat dipengaruhi isi, cara persetujuan diberikan, dan dokumen lain yang menyertainya. Karena itu, HR perlu menjaga konsistensi antara surat penawaran dan perjanjian kerja, sedangkan kandidat sebaiknya meminta penjelasan jika ada perbedaan.

Isi offering letter yang perlu diperiksa

Surat yang singkat tetap harus memberi informasi yang cukup untuk mengambil keputusan. Gunakan checklist berikut sebelum dokumen dikirim atau ditandatangani:

1. Identitas perusahaan dan kandidat. Tulis nama resmi perusahaan, nama kandidat, dan tanggal surat. Pastikan tidak ada salah eja yang dapat menimbulkan keraguan.
2. Nama jabatan dan atasan. Gunakan judul posisi yang konsisten dengan job description. Cantumkan fungsi atau posisi atasan bila sudah ditetapkan.
3. Lokasi dan pola kerja. Jelaskan apakah pekerjaan dilakukan di kantor, jarak jauh, atau secara hybrid, termasuk lokasi penempatan utama.
4. Tanggal mulai. Berikan tanggal yang realistis dan jelaskan apakah masih dapat dinegosiasikan.
5. Kompensasi. Pisahkan gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, bonus, insentif, dan komponen lain. Sebutkan periode pembayaran serta syarat yang relevan.
6. Benefit. Jelaskan manfaat seperti asuransi tambahan, perangkat kerja, cuti, atau fasilitas lain tanpa mencampurkannya dengan gaji tetap.
7. Status hubungan kerja. Sebutkan rencana status kerja secara jelas dan pastikan dokumen lanjutan konsisten dengan penawaran.
8. Syarat penawaran. Jika penawaran bergantung pada pemeriksaan referensi, verifikasi dokumen, atau syarat lain, tulis dengan bahasa spesifik.
9. Batas waktu dan cara menjawab. Cantumkan tanggal, kanal jawaban, serta kontak untuk bertanya atau bernegosiasi.
10. Pihak yang berwenang. Pastikan surat dikirim atau ditandatangani oleh pihak yang memperoleh kewenangan sesuai kebijakan perusahaan.

Contoh offering letter Bahasa Indonesia

Templat berikut dapat dipakai sebagai titik awal. Ganti seluruh teks dalam kurung siku dan hapus bagian yang tidak berlaku. Hindari menyalin klausul tanpa memahami akibatnya.

[KOP ATAU NAMA PERUSAHAAN]
[Alamat perusahaan]
[Tanggal]

Kepada Yth.
[Nama kandidat]
[Alamat atau email kandidat]

Perihal: Penawaran Kerja untuk Posisi [Nama Jabatan]

Halo [Nama Kandidat],

Berdasarkan rangkaian proses seleksi yang telah Anda ikuti, kami menawarkan kesempatan untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Nama Jabatan]. Posisi ini akan melapor kepada [Jabatan Atasan] dan ditempatkan di [Lokasi atau Pola Kerja].

Tanggal mulai yang diusulkan adalah [Tanggal Mulai]. Status hubungan kerja yang direncanakan adalah [PKWT atau PKWTT] dan akan dijelaskan lebih lengkap dalam perjanjian kerja.

Perusahaan menawarkan gaji pokok sebesar [Nominal] bruto per bulan. Komponen lain yang berlaku adalah [Tunjangan Tetap], [Tunjangan Tidak Tetap], dan [Bonus atau Insentif beserta syaratnya]. Benefit yang diberikan meliputi [Daftar Benefit]. Pembayaran dan pemotongan akan mengikuti kebijakan perusahaan serta ketentuan yang berlaku.

Penawaran ini berlaku sampai [Tanggal dan Waktu]. Silakan menyatakan penerimaan dengan [Cara Memberi Jawaban]. Jika Anda memerlukan klarifikasi atau ingin mendiskusikan isi penawaran, hubungi [Nama dan Kontak Recruiter].

Setelah penawaran diterima, perusahaan akan menyampaikan dokumen kerja dan langkah administrasi berikutnya untuk diperiksa.

Hormat kami,
[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

Pernyataan Kandidat
Saya, [Nama Kandidat], menyatakan [menerima atau meminta tindak lanjut atas] penawaran ini pada [Tanggal].
[Tanda tangan atau persetujuan elektronik]

Cara menyesuaikan contoh untuk kebutuhan perusahaan

Sesuaikan posisi dan tanggung jawab

Offering letter tidak perlu menyalin seluruh job description. Cukup sebutkan nama posisi, tujuan ringkas, atasan, dan lokasi. Lampirkan job description terpisah jika kandidat membutuhkan gambaran lebih rinci. Pastikan nama jabatan dan lingkup utama sama di semua dokumen.

Pisahkan komponen kompensasi

Kalimat “total gaji Rp10 juta” mudah disalahartikan jika angka itu mencakup insentif bersyarat atau penggantian biaya. Tulis setiap komponen pada baris terpisah dan jelaskan apakah nilainya tetap, berdasarkan kehadiran, bergantung pada kinerja, atau dibayarkan setelah syarat tertentu terpenuhi.

Periksa ketentuan PKWT

Jika kandidat akan bekerja dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, jangan memasukkan masa percobaan. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan bahwa PKWT tidak dapat mensyaratkan masa percobaan kerja. HR juga perlu memastikan jangka waktu, jenis pekerjaan, dan ketentuan lain ditangani dengan benar pada perjanjian kerja.

Gunakan batas penerimaan yang wajar

Kandidat perlu waktu untuk membaca, membandingkan, atau meminta penjelasan. Batas waktu sebaiknya mempertimbangkan kompleksitas penawaran dan kebutuhan perusahaan. Jika keputusan sangat mendesak, jelaskan alasannya dan sediakan kontak yang responsif agar kandidat tidak dipaksa mengambil keputusan tanpa informasi.

Alur pemeriksaan sebelum offering letter dikirim

1. Recruiter menyiapkan draf berdasarkan hasil seleksi dan persetujuan kebutuhan.
2. Hiring manager memeriksa posisi, atasan, tanggung jawab, tanggal mulai, dan kebutuhan tim.
3. Fungsi HR atau remunerasi memeriksa gaji, benefit, status kerja, dan konsistensi kebijakan.
4. Pihak legal atau hubungan industrial meninjau klausul khusus bila diperlukan.
5. Pejabat berwenang memberi persetujuan akhir sesuai SOP rekrutmen.
6. Recruiter mengirim dokumen melalui kanal resmi dan mencatat tenggat respons.
7. Setelah kandidat menerima, tim menyiapkan perjanjian kerja dan proses onboarding.

Contoh balasan kandidat

Menerima penawaran

“Terima kasih atas penawaran untuk posisi [Nama Jabatan]. Saya telah membaca rincian yang disampaikan dan menyatakan menerima penawaran tersebut. Saya siap bergabung pada [Tanggal]. Mohon informasikan dokumen dan langkah berikutnya yang perlu saya selesaikan.”

Meminta klarifikasi atau negosiasi

“Terima kasih atas penawarannya. Sebelum memberi keputusan, saya ingin meminta penjelasan mengenai [komponen atau ketentuan]. Apakah kita dapat menjadwalkan pembicaraan singkat pada [pilihan waktu]? Saya tetap antusias terhadap posisi ini dan berharap dapat memperoleh kejelasan sebelum tenggat.”

Menolak dengan profesional

“Terima kasih atas waktu dan penawaran yang diberikan. Setelah mempertimbangkan keseluruhan kondisi, saya memutuskan belum dapat menerima penawaran untuk posisi [Nama Jabatan]. Saya menghargai kesempatan berdiskusi dengan tim dan berharap proses rekrutmen perusahaan berjalan lancar.”

Kesalahan umum dalam offering letter

• Menyebut total kompensasi tanpa membedakan gaji tetap, tunjangan, dan insentif.
• Menggunakan nama jabatan atau lokasi yang berbeda dari hasil pembicaraan.
• Tidak mencantumkan tenggat, cara menerima, dan kontak untuk klarifikasi.
• Menjanjikan benefit yang belum disetujui atau tidak tersedia bagi posisi tersebut.
• Memasukkan klausul dari templat lama tanpa memeriksa kesesuaiannya.
• Mengirim dokumen yang berisi data pribadi kandidat ke penerima yang salah.
• Tidak menyelaraskan penawaran dengan perjanjian kerja dan proses onboarding.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang dimaksud dengan offering letter?

Offering letter adalah surat penawaran tertulis kepada kandidat yang dipilih perusahaan. Isinya biasanya merangkum jabatan, kompensasi, benefit, lokasi atau pola kerja, tanggal mulai, syarat penawaran, dan cara memberikan jawaban. Dokumen ini membantu kedua pihak menyamakan informasi sebelum menyiapkan perjanjian kerja.

Apa manfaat offering letter?

Bagi perusahaan, offering letter mendokumentasikan penawaran yang telah disetujui secara internal. Bagi kandidat, surat ini menyediakan bahan konkret untuk memeriksa posisi, kompensasi, benefit, dan tanggal mulai. Dokumen tertulis juga memudahkan klarifikasi atau negosiasi sebelum hubungan kerja dituangkan secara lebih tertib.

Apakah offering letter sama dengan perjanjian kerja?

Tidak selalu. Offering letter umumnya berfungsi menyampaikan penawaran awal, sedangkan perjanjian kerja mengatur hubungan kerja secara lebih lengkap. Namun, jangan menilai dokumen hanya dari judulnya. Isi, bentuk persetujuan, dan rangkaian dokumen terkait dapat memengaruhi penilaian atas hak serta kewajiban para pihak.

Apakah offering letter mengikat secara hukum?

Tidak ada jawaban tunggal untuk semua dokumen. Dampaknya dapat bergantung pada isi, apakah penawaran diterima, cara persetujuan dibuktikan, dan ketentuan lain yang menyertainya. Jika surat memuat komitmen penting atau menimbulkan sengketa, mintalah penilaian dari profesional hukum ketenagakerjaan sebelum keputusan dibuat.

Apakah kandidat boleh menegosiasikan offering letter?

Boleh. Kandidat dapat meminta penjelasan atau mengusulkan perubahan sebelum menerima penawaran. Sampaikan bagian yang ingin dibahas, alasan yang relevan, dan alternatif yang realistis. Perusahaan tidak wajib menyetujui semua permintaan, tetapi proses yang jelas membantu kedua pihak menentukan apakah kesepakatan dapat dicapai.

Bisakah offering letter ditandatangani secara elektronik?

Bisa, selama proses yang digunakan mendukung identifikasi pihak, persetujuan, keutuhan dokumen, dan jejak perubahan yang memadai. Perusahaan perlu memilih metode sesuai tingkat risiko dan kebijakan internal. Simpan versi final serta bukti persetujuan dengan akses terbatas karena dokumen mengandung data pribadi.

Bolehkah offering letter untuk kandidat PKWT memuat masa percobaan?

Tidak. Ketentuan PKWT di Indonesia tidak membolehkan masa percobaan kerja. Jika masa percobaan dicantumkan, ketentuan tersebut batal demi hukum. HR perlu memeriksa agar offering letter, perjanjian kerja, dan komunikasi kepada kandidat menggunakan status hubungan kerja yang konsisten pada seluruh dokumen terkait.

Data apa yang harus disamarkan saat membagikan contoh?

Samarkan nama, alamat, email, nomor telepon, identitas pemerintah, rekening, tanda tangan, nominal pribadi, dan informasi lain yang dapat mengidentifikasi kandidat. Hapus juga metadata atau tautan dokumen yang membuka akses internal. Gunakan data fiktif jika contoh akan dipublikasikan atau dibagikan untuk pelatihan.

Kesimpulan

Contoh offering letter yang baik harus jelas, konsisten, mudah dijawab, dan tidak menjanjikan hal yang belum disetujui. Gunakan templat sebagai awal, lalu validasi posisi, kompensasi, status kerja, serta dokumen lanjutan bersama pihak terkait. Jika perusahaan ingin merapikan tahap screening sebelum offering, tim TalentRank dapat membantu menilai kebutuhan proses rekrutmen dan pencocokan kandidat.